Conditions générales (CG)

1.1 Les présentes Conditions générales (ci-après "CG") définissent les conditions de Coop Société Coopérative (ci-après "Coop") en matière de recrutement de personnel sur la base des résultats.

1.2 Elles rendent caduques les éventuelles conditions générales existantes de l'agence de recrutement (ci-après "l'agence"), qui ne s'appliquent donc ni dans le cadre des relations précontractuelles ni dans celui des relations contractuelles entre Coop et l'agence de recrutement.

1.3 En cas de divergences, les accords individuels passés par écrit au terme de négociations entre Coop et l'agence prévalent sur les présentes CG.

1.4 Les présentes CG ne s'appliquent pas lorsque Coop conclut un contrat exclusif avec une agence sur la base d'un mandat afin de pourvoir un poste précis. Sont également exclus du champ d'application des présentes CG les accords conclus avec des agences de placement de personnel temporaire.

En remettant le dossier d'un·e candidat·e, l'agence confirme avoir pris connaissance des présentes CG, en avoir compris le contenu, et les accepter.

3.1 L'agence met en contact avec Coop des candidat·e·s dont le profil paraît correspondre au poste à pourvoir en vue de conclure un contrat de travail.

3.2 L'interlocuteur auquel l'agence doit s'adresser pour la remise d'un dossier de candidature est toujours le responsable RH de Coop mentionné dans l'offre d'emploi. Les candidatures spontanées (c'est-à-dire qui ne répondent pas à une vacance de poste publiée) ne sont pas acceptées sans accord préalable. En cas de non-respect de cette procédure, Coop se réserve le droit de déduire 25% du total des honoraires de recrutement.

3.3 Les prestations de l'agence comprennent toutes les prestations fournies en rapport avec la sélection et le recrutement de personnel. Elles incluent en particulier la préparation des dossiers de candidature, la conduite d'entretiens avec les candidat·e·s, la demande de renseignements auprès des entreprises citées en référence, la mise en oeuvre de moyens de sélection appropriés tels que tests d'aptitudes/de personnalité/ d'éva-luation, la présentation orale et/ou écrite des candidat·e·s, l'évaluation de celles ou ceux-ci, etc.

3.4 Les prestations supplémentaires de l'agence, telles que la publication ou la mise en ligne d'annonces, le remboursement des frais aux candidat·e·s (frais de déplacement par exemple), les vérifications faites au moyen d'examens médicaux ou la demande d'autorisations sont payées par Coop uniquement sur présen-tation d'un accord écrit. En cas de litige, il incombe à l'agence de prouver l'existence d'un tel accord.

4.1 L'agence ne peut prétendre à des honoraires que si un contrat de travail a été conclu avec la ou le candidat·e présenté pour le poste dans les trois mois qui suivent la réception du dossier par Coop. Chaque poste vacant fait l'objet d'un contrat de travail distinct.

4.2 Si aucun contrat n'est conclu avec la ou le candidat·e· présenté par l'agence, aucun honoraire n'est dû à celle-ci, quelles que soient les raisons qui ont empêché la conc-lusion du contrat.

4.3 De même, jusqu'à la signature du contrat de travail, Coop peut à tout moment se retirer sans indication des motifs et sans conséquences financières.

4.4 Si des dossiers de candidature sont déposés par plusieurs agences de recrutement pour une même personne, les honoraires ne sont versés à l'agence ayant déposé le dossier en premier, et pour autant qu'un contrat ait été conclu conformément aux présentes CG. La date d'envoi numérique fait foi.

4.5 Si un dossier est déposé à la fois par la ou le candidat·e personnellement et par l'agence chez Coop ou auprès d'une société liée économiquement ou juridiquement à Coop, aucun honoraire n'est dû à l'agence.

4.6 Les honoraires couvrent toutes les prestations de l'agence mentionnées au chiffre 3.3.

4.7 Sauf accord individuel contraire conclu par écrit entre les parties, les honoraires, en pourcentage du salaire annuel brut, sont les suivants:

Honoraire 8% jusqu'à CHF 80'000.- salaire annuel brut

Honoraire 10% jusqu'à CHF 100'000.- salaire annuel brut

Honoraire 12% jusqu'à CHF 120'000.- salaire annuel brut

Honoraire 14% jusqu'à CHF 120'000.- salaire annuel brut

Le calcul des honoraires est basé sur le salaire annuel brut, 13e mois compris mais hors participation aux bénéfices (bonus), décomptes de frais, allocations et éventuelles autres prestations de l'employeur.

Les honoraires s'entendent hors TVA suisse. Tous les autres impôts, redevances et taxes sont à la charge de l'agence.

4.8 Les honoraires sont exigibles à la date de l'entrée en fonction de la ou du candidat·e recruté. L'agence présente ses honoraires sous la forme d'une facture. Les honoraires doivent normalement être payés dans les 50 jours qui suivent la réception de la facture par Coop.

4.9 En cas de départ pendant la période d'essai, un rembourse-ment partiel du montant des honoraires est dû. L'agence rembourse à Coop 80% du montant des honoraires si le départ intervient au cours du premier mois, 60% au cours du deuxième mois et 40% au cours du troisième mois. Le remboursement doit être effectué par un versement (et non par une note de crédit). Cette règle est applicable quelle que soit la partie à l'origine de la résiliation des rapports de travail.

En déposant des dossiers de candidature, l'agence de recrutement confirme avoir connaissance des dispositions légales en vigueur et les respecter. Elle confirme également qu'elle dispose des autorisations nécessaires à son activité de recrutement et en remet une copie si Coop en fait la demande.

L'agence s'engage à faire preuve de la plus grande diligence possible dans l'application de cet accord. Elle ne recourt pour ce faire qu'à des personnes qualifiées et expéri-mentées.

7.1 Tous les documents et informations de et sur Coop mis à la disposition de l'agence dans le cadre du recrutement de candidat·e·s pour Coop doivent être considérés par l'agence au même titre que ses propres secrets d'affaires et traités de façon confidentielle, ne pas être diffusés à l'interne sans nécessité, ni rendus accessibles à des tiers, même sous forme d'extraits. Ils doivent être utilisés uniquement aux fins de recrutement de personnel et en conformité avec les présentes CG.

7.2 L'agence confirme que la déclaration de protection des données s'appliquant au recrutement par Coop Société Coopérative a été portée à la connaissance des candidat·e·s. Elle confirme égale-ment que les données transmises par les candidat·e·s sont correctes et qu'ils ont expressément autorisé la transmission de données person-nelles à des tiers.

L'agence répond envers Coop ou envers les sociétés liées économiquement ou juridiquement à Coop des dommages causés à Coop ou à ces mêmes sociétés, par elle-même ou par des tiers mandatés par elle.

9.1 Il est interdit à l'agence de reprendre contact avec des personnes qu'elle a proposées à Coop pour leur offrir un autre emploi tant que celles-ci sont sous contrat ferme et non résilié avec Coop.

9.2 Il lui est également interdit de prendre contact avec des collaboratrices ou collaborateurs de Coop ou de sociétés liées écono-miquement ou juridiquement à Coop pour leur proposer de quitter leur entreprise pour un autre emploi tant que ceux-ci sont sous contrat ferme et non résilié avec Coop ou des sociétés liées économiquement ou juridiquement à Coop.

9.3 En cas de violation de cette interdiction, l'agence sera redevable à Coop ou à la société liée économiquement ou juridique-ment à Coop concernée d'une peine conventionnelle correspon-dant à 100% du salaire annuel brut (13e mois compris) de la collabora-trice ou du collaborateur débauché ou contacté dans un but de débauchage. Coop se réserve le droit d'exiger réparation d'autres dommages subis. Le paiement de la peine conven-tionnelle ne délie pas l'agence de l'obligation de respecter les présentes CG. Il est loisible à l'agence d'apporter la preuve que la collaboratrice ou le colla-borateur concerné s'est adressé spontanément à elle et que l'interdiction de débauchage a bien été respectée.

L'agence donne sa garantie que les prestations qu'elle fournit ne lèsent pas les droits de tierces personnes. Si, contrairement à cet engagement, elle porte tout de même atteinte aux droits de tierces personnes, elle est tenue de préserver intégralement Coop et/ou les sociétés qui lui sont liées écono-miquement ou juridiquement de toutes conséquences.

Le présent accord ne donne pas lieu à la création d'une société simple entre Coop et l'agence de recrutement.

Si une des dispositions des présentes CG s'avère caduque ou le devient, la validité des autres dispositions ne s'en trouve pas affectée.

Les parties remplaceront la dispo-sition invalide par une disposition valide qui répondra au mieux à l'objectif économique poursuivi par la disposition à remplacer. Il en va de même en cas d'éventuelles lacunes dans le contrat.

Les droits et les devoirs découlant du présentes CG ne peuvent être cédés à des tiers qu'avec le consentement écrit de l'autre partie.

14.1 Tout accord conclu sur la base des présentes CG est soumis au droit matériel suisse.

14.2 Le for pour les deux parties est le tribunal compétent du canton de Bâle-Ville. Coop et les sociétés qui lui sont liées économiquement ou juridiquement sont en outre habilitées à poursuivre l'agence à son siège.

15.1 Die AGB treten per 1. Dezember 2024 in Kraft. Sie finden Anwendung auf sämtliche vertraglichen Beziehungen zwischen Coop und der Personalver-mittlung, die in diesem Zeitpunkt noch fortbestehen oder nach diesem ent-stehen.

15.2 Es gelten ausschliesslich die Bestimmungen dieser AGB und eines ggf. bestehenden Individualvertrags. Allfällige frühere Absprachen oder Vereinbarungen finden keine Anwendung.

15.3 Coop behält sich Änderungen der AGB vor. Über diese wird die Perso-nalvermittlung innert angemessener Frist informiert. Akzeptiert die Personalvermittlung die Änderungen nicht, so hat sie dies innert 30 Tagen seit Bekanntgabe schriftlich mitzuteilen, ansonsten die Änderungen als akzep-tiert gelten.

1.1 These General Terms and Conditions (hereafter "GTCs") set out the conditions of the Coop Cooperative (hereafter "Coop") in success-based personnel placement.

1.2 General terms and conditions, if any, of the respective recruitment agency are hereby excluded and therefore do not apply to matters involved in the pre-contractual or contractual relationship between Coop and the recruitment agency.

1.3 Contractually negotiated individual agreements drawn up in writing between Coop and the recruitment agency take precedence over these GTCs in the event of discrepancies.

1.4 These GTCs do not apply when Coop concludes an exclusive contract with a recruitment agency on a mandate basis in order to fill a specific vacancy. Agreements with recruit -ment agencies on the placement of temporary employees are also excluded from the scope of the GTCs.

By submitting candidate files, the recruitment agency confirms having taken note of these GTCs and that it understands and consents to their content.

3.1 The recruitment agency introduces to Coop job applicants who, based on their profile, appear suitable for the advertised job vacancy, with a view to concluding an employment contract.

3.2 The recruitment agency's contact person for submitting the file of a job applicant is always the Coop HR person listed in the relevant job advertisement. Unsolicited appli-cations (i.e. applications made when there is currently no advertised job vacancy) are not accepted except by prior agreement. If this procedure is not followed, Coop reserves the right to deduct 25% from the total placement fee.

3.3 The recruitment agency's services include all services in connection with the selection and recruitment of personnel. In particular, those ser-vices include preparing the candidate files, conducting interviews with job applicants, obtaining the appropriate reference information, undertaking suitable selection processes such as aptitude and personality tests or assessments, the verbal and/or written presentation of the job applicant, the assessment of those job applicants, etc.

3.4 Additional services by the recruitment agency, such as submitting print or online advertisements, reimbursing expenses to job applicants (e.g. travel expenses), investigations in the form of medical examinations or obtaining permits will only be reimbursed by Coop on the basis of an appropriate, written individual agreement. In case of dispute, the existence of such an agreement must be demonstrated by the recruitment agency.

4.1 Entitlement to a fee only exists if Coop concludes an employment contract with the job applicant introduced by the recruitment agency for the job for in question within three months of receipt by Coop of the file. Each job vacancy constitutes a separate employment contract.

4.2 If no employment contract is concluded with the job applicant introduced by the recruitment agency, irrespective of the reasons preventing the conclusion of a contract, no fee shall be payable to the recruitment agency.

4.3 Furthermore, Coop may withdraw from the employment contract at any time up to the time of its signature, without stating its reasons and without any financial consequences.

4.4 If several recruitment agencies submit the file for the same job applicant, the fee will only be paid to the recruitment agency that was first to submit the file and then only when a contract has been concluded in accordance with the GTCs on the basis of that file. The digital sending date shall be the relevant date.

4.5 If a file is submitted to Coop or a company that is economically or legally affiliated with Coop by both the job applicant and by the recruitment agency, no fee shall be due to the recruitment agency.

4.6 The fee covers all services provided by the recruitment agency pursuant to section 3.3.

4.7 In the absence of a written, individual agreement to the contrary, in the event of a successful placement the following fees shall be paid based on gross annual salary:

Fee 8% up to CHF 80 000 Gross annual wage

Fee 10% up to CHF 100 000 Gross annual wage

Fee 12% up to CHF 120 000 Gross annual wage

Fee 14% over CHF 120 000 Gross annual wage

The fee is calculated on the basis of gross annual income including a 13th monthly salary but excluding profit share (bonus), reimbursement of expenses, allowances and any other benefits provided by the employer.

The fee is exclusive of Swiss value added tax. All other taxes, levies and fees are borne by the recruitment agency.

4.8 The fee shall be payable to the recruitment agency when the applicant takes up employment. The recruitment agency shall then issue an invoice to assert its fee claim. The aim is for the fee to be paid within 50 days of receipt of the invoice by Coop.

4.9 If the job applicant leaves within the probationary period, a propor-tionate refund of the placement fee shall be due: The recruitment agency shall reimburse to Coop 80% of the fee in the event of departure during the 1st month, 60% of the fee in the event of departure during the 2nd month and 40% of the fee during the 3rd month. The refund shall be made as a payment (i.e. not as a credit). The refund shall be due irrespective of which party instigated the dissolution of the employment relationship within the probationary period.

By submitting candidate files, the recruitment agency confirms that it is familiar with and abides by the statutory requirements. Furthermore, by submitting files it confirms that it holds the permits necessary for placement activity and that these will be presented to Coop on request.

The recruitment agency undertakes, when performing this agreement, to exercise the greatest possible care. The recruitment agency shall only use professionally qualified and experienced persons in the performance of this agreement.

7.1 All documents and information from and about Coop made available to the recruitment agency in connection with the placement of job applicants at Coop must be treated in confidence in the same manner as business secrets, must not be unnecessarily disseminated within the company and must not be made available to third parties – even in excerpt form. Moreover, they must only be used for the purposes of personnel placement and according to the terms of these GTCs.

7.2 The recruitment agency confirms that job applicants have been made aware of the Coop Cooperative’s Privacy Policy with regard to rec-ruiting. Furthermore, the recruitment agency confirms that the transmitted candidates’ data are accurate and that the job applicants have given appropriate consent to the sharing of their personal data.

The recruitment agency shall be liable to Coop or the companies economically or legally affiliated with Coop for damage caused to Coop or the companies economically or legally affiliated with Coop by it or by third parties engaged it.

9.1 The recruitment agency is prohibited from directly re-contacting persons it has placed with Coop in order to offer them another job, for as long as those persons have an employment contract with Coop on which notice has not been given.

9.2 Nor may the recruitment agency approach any employees of Coop or of companies economically or legally affiliated with Coop in order to solicit them for another job for as long as they have an employment contract with Coop or with companies economically or legally affiliated with Coop on which notice has not been given.

9.3 In the case of a single breach of this non-solicitation clause, the recruitment agency shall owe Coop or the company concerned that is economically or legally affiliated with Coop a contractual penalty equal to 100% of the annual gross salary (including the 13th monthly salary) of the solicited employee or of the employee who has been ap-proached for solicitation pur-poses. Claims for additional damages are reserved. Payment of the contractual penalty shall not release the recruitment agency from compliance with these GTCs. The recruitment agency is at liberty to prove that the employee directly approached it, meaning that the non-solicitation clause shall not be deemed to have been breached.

The recruitment agency warrants that the rights of third parties are not adversely affected by the services rendered. If, nonetheless, rights of third parties are infringed in contra-vention of this duty, the recruitment agency shall hold Coop and/or the companies economically or legally affiliated with Coop entirely harmless.

The present agreement does not establish a simple partnership between Coop and the recruitment agency.

Should a provision of these GTCs be or become invalid, this shall not affect the validity of the remainder of the agreement. The parties will replace the ineffective provision with an effective provision which reflects as closely as possible the desired commercial purpose of the invalid provision. The same applies to any contractual deficiencies.

Rights and obligations under this agreement may only be assigned to third parties with the written consent of the opposite party.

14.1 Swiss substantive law governs the present agreement with these GTCs.

14.2 The place of jurisdiction for the parties is the competent court of the canton of Basel-Stadt. Coop and the companies economically or legally affiliated with Coop are also entitled to take additional legal steps against the recruitment agency at its headquarters.

15.1 Les présentes Conditions générales entrent en vigueur le 1er décembre 2024. Elles s'appliquent à toutes les relations contractuelles entre Coop et l'agence de recrutement qui existent encore à cette date ou qui se créent après celle-ci.

15.2 Les dispositions des présentes CG et celles d'un éventuel contrat individuel sont seules applicables. Les éventuels accords ou conventions antérieurs ne s'appliquent pas.

15.3 Coop se réserve le droit de modifier les présentes CG. Dans ce cas, l'agence en sera informée dans un délai raisonnable. Si l'agence n'est pas d'accord avec les modifications apportées, elle doit le notifier par écrit dans les 30 jours qui suivent leur communication, faute de quoi elles seront réputées acceptées.